Introducción
Valleducativo (en adelante, "la Plataforma"), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad concordante, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por Valleducativo en el desarrollo de su actividad como plataforma tecnológica de gestión escolar al servicio de instituciones educativas colombianas.
Responsable y encargado del tratamiento
En el marco de la relación con instituciones educativas, los roles de tratamiento se distribuyen de la siguiente manera:
Responsable del Tratamiento
La institución educativa que contrata los servicios de Valleducativo. Es quien define las finalidades y autoriza el tratamiento de los datos de sus estudiantes, docentes y personal.
Encargado del Tratamiento
Valleducativo, que realiza el tratamiento de datos por cuenta de la institución educativa, siguiendo sus instrucciones y conforme a los términos contractuales y esta política.
Para los datos recolectados directamente por Valleducativo (solicitudes de demo, registro autónomo de instituciones), Valleducativo actúa como Responsable del Tratamiento.
Datos personales tratados
Valleducativo trata las siguientes categorías de datos personales:
Datos de identificación
Nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, género, nacionalidad, fotografía, dirección, teléfono, correo electrónico.
Datos académicos
Grado, salón, jornada, calificaciones, asistencia, observaciones conductuales, historial académico, boletines, actas de promoción.
Datos familiares
Nombre de padres o acudientes, parentesco, teléfono de contacto, correo electrónico, dirección de residencia.
Datos de salud e inclusión
Diagnósticos de necesidades educativas especiales, tipo de discapacidad, ajustes razonables (PIAR), grupo sanguíneo, EPS, condiciones médicas relevantes.
Datos socioeconómicos
Estrato socioeconómico, tipo de vivienda, situación de desplazamiento, pertenencia étnica (según requerimiento SIMAT).
Datos del personal institucional
Nombre, documento, cargo, asignaturas asignadas, horario, correo institucional, credenciales de acceso.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar el proceso de matrícula, registro y asignación de estudiantes a grados y salones.
- Registrar, calcular y reportar calificaciones académicas por período.
- Controlar la asistencia diaria y generar reportes de inasistencia.
- Generar boletines académicos con promedios, observaciones y valoraciones.
- Elaborar y dar seguimiento a los Planes Individuales de Ajustes Razonables (PIAR) conforme al Decreto 1421 de 2017.
- Registrar observaciones conductuales, citaciones a acudientes y compromisos en el observador del estudiante.
- Generar horarios escolares y asignar cargas académicas a docentes.
- Cumplir con obligaciones de reporte ante el MEN, Secretarías de Educación y el SIMAT.
- Realizar copias de seguridad y garantizar la continuidad del servicio.
- Migrar datos desde sistemas anteriores solicitados por la institución.
- Brindar soporte técnico y capacitación a los usuarios de la Plataforma.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, mantenimientos, novedades).
Autorización para el tratamiento
Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. En el contexto educativo, la autorización se obtiene de la siguiente manera:
- Para datos de estudiantes menores de edad: la autorización es otorgada por los padres, madres o representantes legales al momento de la matrícula.
- Para datos de docentes y personal administrativo: la autorización se obtiene al momento de la vinculación laboral con la institución.
- Para datos institucionales (rectores, coordinadores): la autorización se obtiene al registrar la institución en la Plataforma.
- Para solicitudes de demo: la autorización se obtiene mediante el formulario de contacto.
Para el tratamiento de datos sensibles (PIAR, datos de salud), se requiere autorización expresa adicional conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. La institución es responsable de obtener esta autorización de los titulares o sus representantes.
Derechos de los titulares (derechos ARCO)
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, conforme a los artículos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
Acceso
Conocer, acceder y obtener copia de los datos personales almacenados.
Rectificación
Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Cancelación
Solicitar la supresión de datos cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
Oposición
Oponerse al tratamiento de datos para finalidades específicas, salvo que exista obligación legal.
Adicionalmente, los titulares tienen derecho a revocar la autorización otorgada y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Procedimiento para consultas y reclamos
Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante el siguiente procedimiento:
Enviar solicitud escrita a privacidad@valleducativo.co indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos de soporte.
Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al titular indicando los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales.
Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al titular indicando los motivos y la nueva fecha, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el titular no queda satisfecho con la respuesta, puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales en Colombia.
Transferencia y transmisión de datos
Valleducativo puede realizar transmisión de datos personales a terceros en los siguientes casos:
- Proveedores de infraestructura en la nube para el alojamiento y procesamiento de datos, bajo contratos de transmisión que garantizan niveles adecuados de protección.
- Ministerio de Educación Nacional (MEN) y Secretarías de Educación, cuando la institución educativa tenga obligación legal de reportar información.
- Autoridades judiciales o administrativas, cuando exista un requerimiento formal conforme al debido proceso legal.
Valleducativo no vende, alquila ni comercializa datos personales a terceros. No se realizan transferencias internacionales de datos.
Medidas de seguridad
Valleducativo implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:
Cifrado
TLS en tránsito para todas las comunicaciones. Cifrado AES-256 para datos sensibles en reposo.
Aislamiento por tenant
Cada institución opera en un espacio aislado. Los datos de una institución no son accesibles por otra.
Control de acceso
Sistema de roles y permisos granular. Autenticación segura con hash de contraseñas.
Respaldos automáticos
Copias de seguridad diarias cifradas con retención de 90 días. Restauración ante desastres.
Monitoreo
Registro de accesos y auditoría de operaciones críticas sobre datos personales.
Capacitación
El equipo de Valleducativo recibe formación periódica en protección de datos y seguridad de la información.
Retención y eliminación de datos
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades y obligaciones legales:
- Datos académicos de estudiantes: se conservan mientras la institución mantenga cuenta activa, conforme a las obligaciones de archivo del MEN. Tras la terminación del servicio, se conservan 30 días para exportación.
- Datos del personal institucional: se conservan mientras el usuario esté vinculado. Al ser desvinculado, se eliminan las credenciales pero se mantienen los registros académicos generados.
- Datos de solicitudes de demo: se conservan por un máximo de seis (6) meses si no se concreta la vinculación.
- Copias de seguridad: se eliminan automáticamente tras 90 días de su generación.
- Logs de acceso: se conservan por un período de doce (12) meses para fines de auditoría y seguridad.
Tratamiento de datos de menores de edad
Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realiza bajo las siguientes condiciones:
- El tratamiento responde al interés superior del menor y respeta sus derechos fundamentales.
- La autorización es otorgada por los padres, madres o representantes legales del menor.
- Se recopilan únicamente los datos estrictamente necesarios para las finalidades educativas.
- Los datos sensibles (PIAR, datos de salud) reciben protección reforzada y acceso restringido.
- Los menores no tienen acceso directo a la Plataforma — el acceso se realiza a través de los roles institucionales.
- La institución educativa es responsable de verificar que cuenta con la autorización correspondiente de los representantes legales.
Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 23 de marzo de 2026 y estará vigente mientras Valleducativo realice tratamiento de datos personales.
Valleducativo se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a las instituciones educativas y publicadas en esta página con la fecha de actualización correspondiente.
Oficial de protección de datos
privacidad@valleducativo.co